Events · Oktober 2026 · Lesezeit 9 Minuten
Eine Einweihung lädt wenige Gäste ein, aber die richtigen. Bei der Emil Steidle GmbH waren es 2024 rund 40 Fachleute und ein Minister, beim Tag der offenen Tür 2023 rund 2.600 Besucher an zwei Tagen. Dieser Artikel zeigt, wen Sie zur Einweihung der neuen Halle einladen, wie Sie die Nachbarn gewinnen, was der Abend kostet und was am Montag danach passieren muss, damit daraus Aufträge werden.
Am 20. März 2024 weihte die Emil Steidle GmbH & Co. KG im Wald bei Rengetsweiler eine Forst-Photovoltaikanlage ein, nach eigener Darstellung die erste ihrer Art in Deutschland. Das war keine neue Halle, aber der Ablauf lässt sich übertragen. Gekommen waren rund 40 Fachleute und Gäste, darunter Minister Peter Hauk. Der Geschäftsführer erklärte, wie das Projekt entstand, der Minister hielt eine Rede, ein Forstwissenschaftler erläuterte den Versuch mit 300 gepflanzten Tannen. Die Pressemitteilung vom 25. März 2024 steht auf der Firmenseite mit dem Vermerk Südkurier und Schwäbische Zeitung. Vierzig Gäste, zwei Zeitungen, ein Minister im Bild.
Dieselbe Firma lud im September 2023 zum Tag der offenen Tür. Am ersten Tag kamen 600 Gäste, am zweiten gut 2.000. Das ist ein anderes Spiel. Beim Tag der offenen Tür zählt die Menge, wie wir in Tag der offenen Tür im Betrieb beschrieben haben. Bei der Einweihung zählt, wer vor Ort ist: der Einkäufer, der Ihnen seit Jahren Aufträge gibt, der Bürgermeister, die Familie nebenan. Diese Unterscheidung bestimmt alles Weitere, von der Gästeliste bis zum Essen.
Ob eine Einweihung Aufträge bringt, hängt weniger vom Fest ab als vom Montag danach. Zuerst aber zu den Gästen.
Für eine ausgewählte Runde: Kunden mit Entscheidungsmacht, Nachbarn, Vertreter der Gemeinde und Ihre Mitarbeiter. Beim Tag der offenen Tür kommt die Masse, bei der Einweihung kommen die, die Sie persönlich einladen. Die Emil Steidle GmbH hatte 2024 zu ihrer Einweihungsfeier rund 40 Gäste, zum Tag der offenen Tür 2023 an zwei Tagen rund 2.600.
Nicht von selbst. Eine Studie, die Einweihungen mit Umsatz verknüpft, kennen wir nicht. Das Fest schafft den Anlass für ein Gespräch, den Auftrag bringt der Anruf danach. Planen Sie die Nachfassliste vor der Einladungsliste.
Mit angenommenen 30 Euro netto je Person für Essen und Getränke sind es 1.200 Euro, dazu kommen Einladung, Technik und Dekoration. 70 Prozent der angemessenen und nachgewiesenen Bewirtungskosten sind als Betriebsausgabe abziehbar (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG). Geschenke an Gäste bleiben abziehbar, wenn sie je Empfänger und Jahr 50 Euro nicht übersteigen (Nr. 1).
Müssen nicht, sollten aber. Wer als Nachbar von der Feier aus der Zeitung erfährt, hört nur den Lärm. Wer persönlich gefragt wurde, kommt oder lässt es zumindest ruhig geschehen. Das ist unsere Einschätzung, keine Studie.
Die Gästeliste für eine Einweihung besteht aus Menschen mit einem Grund zu kommen. Wer das nicht beantworten kann, sollte nicht eingeladen werden.
Kunden und Partner. Das sind die Menschen, die Ihnen Aufträge geben oder geben könnten. Ihr Grund: Sie wollen sehen, was sich für sie ändert. Kürzere Wege, mehr Kapazität, ein Lager vor Ort, ein Showroom, eine Werkstatt, in der ihr Projekt künftig gebaut wird. Schreiben Sie das in die Einladung. „Wir haben eine neue Halle“ ist eine Nachricht, „Ihre Lieferzeit sinkt, und das zeigen wir Ihnen“ ist ein Grund.
Nachbarn und Gemeinde. Sie vergeben keine Aufträge, aber sie entscheiden mit, ob Ihr Betrieb am neuen Standort willkommen ist. Wer neben einer Halle wohnt, hört den Lieferverkehr und sieht abends das Licht. Laden Sie auch den Bürgermeister oder die Kammer ein. Unsere Einschätzung: Ein Gast aus der Politik macht aus dem Termin eher eine Meldung für die Lokalzeitung als ein Geschäftsführer allein. Einen Minister brauchen Sie dafür nicht, ein Bürgermeister reicht.
Mitarbeiter, Familien und Bewerber. Die eigene Belegschaft hat den Umzug und das Provisorium getragen. Sie gehört zur Einweihung, aber nicht in dieselbe Veranstaltung wie die Kunden. Wir würden einen eigenen Termin davor ansetzen, an dem die Mitarbeiter mit Familie die Halle als Erste sehen. Steuerlich ist das eine Betriebsveranstaltung, bei der Zuwendungen bis 110 Euro je Teilnehmer lohnsteuerfrei bleiben, für bis zu zwei Veranstaltungen im Jahr und wenn alle Betriebsangehörigen teilnehmen dürfen (§ 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG). Ob ein gemischter Abend mit Kunden noch als Betriebsveranstaltung gilt, klärt Ihr Steuerberater. Außerdem feiert eine Belegschaft schlecht, die gleichzeitig Kunden bedient.
Der häufigste Fehler bei Einweihungen ist die Rede. Zwei Reden sind in Ordnung, die erste vom Inhaber, die zweite vom Bürgermeister oder einem Kunden. Danach muss etwas zu sehen sein. Bei Steidle waren es die Anlage und ein Versuchsaufbau mit gepflanzten Bäumen, also etwas, das man anfassen und fragen kann. In Ihrem Betrieb ist es die Maschine, die zum ersten Mal läuft, oder die Halle, in der Ihr Produkt künftig entsteht.
Unser Vorschlag für einen Termin mit etwa 40 Gästen: Begrüßung und eine Rede, dann Rundgang in zwei oder drei kleinen Gruppen, je mit einem Mitarbeiter, der erklärt und Fragen beantwortet. Anschließend Essen und Gespräche. Nach rund zwei bis drei Stunden ist es genug. Mitarbeiter vor Ort sind kein Beiwerk. Ein Kunde, der den Vorarbeiter sieht, der seine Aufträge ausführt, vertraut dem Betrieb mehr als nach jeder Rede.
Der Tag sollte ein Werktag sein, weil Entscheider am Samstag selten kommen. Für Nachbarn ist ein früher Abend oder Samstagnachmittag besser. Das spricht für zwei Termine oder zwei Zeitfenster: Fachbesucher am Nachmittag, Nachbarn und Gemeinde am frühen Abend. Fragen Sie vorher bei Ihrer Gemeinde nach, ob für den Ausschank oder die Bewirtung auf dem Betriebsgelände eine Anzeige oder Erlaubnis nötig ist. Das ist von Land zu Land und Gemeinde zu Gemeinde verschieden.
Was bei der Planung gern untergeht: Die Nachbarn sind die Einzigen auf der Gästeliste, die Ihnen auch nach dem Fest jeden Tag begegnen. Wir würden sie deshalb nicht per Flyer einladen, sondern persönlich. Ein Brief an die direkt angrenzenden Haushalte mit Namen und Telefonnummer des Ansprechpartners im Betrieb, drei Wochen vor dem Termin, ein Besuch beim Wohnhaus nebenan. Dazu gehört, was sie wirklich beschäftigt: Wann fahren die Lkw, bis wann brennt das Licht, wo parken die Gäste am Abend der Feier.
Ob das Beschwerden verhindert, belegt keine Studie. Ein Brief kostet aber wenig, und wer eine Telefonnummer hat, ruft vielleicht dort an statt beim Ordnungsamt.
Eine Beispielrechnung mit angenommenen Werten: 40 Gäste, 30 Euro netto je Person für Essen und Getränke, das sind 1.200 Euro. Dazu kommen Einladungen, Technik, vielleicht ein Zelt, Dekoration und gegebenenfalls Honorare. Für einen Abend im eigenen Betrieb ist ein niedriger vierstelliger Betrag realistisch. Rechnen Sie dagegen, was ein einziger neuer Auftrag in Ihrem Betrieb bringt.
Zur Steuer nur das Wesentliche aus dem Gesetz, die Details stehen in Kundenevent im Betrieb: Formate, Kosten und was das Finanzamt anerkennt. Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass dürfen den Gewinn nur zu 70 Prozent der angemessenen und nachgewiesenen Kosten mindern. Für den Nachweis verlangt § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG schriftliche Angaben zu Ort, Tag, Teilnehmern und Anlass der Bewirtung sowie zur Höhe der Aufwendungen. Bei einer Einweihung lohnt sich deshalb eine Gästeliste, die Sie ohnehin brauchen. Geschenke an Personen, die nicht Ihre Arbeitnehmer sind, mindern den Gewinn nicht, es sei denn, die Anschaffungskosten je Empfänger bleiben im Wirtschaftsjahr bei höchstens 50 Euro (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG). Alles Weitere, etwa Umsatzsteuer und Sonderfälle, klärt Ihr Steuerberater.
Hier entscheidet sich, ob aus dem Abend Aufträge werden. Zahlen, nach denen Einweihungen mehr Umsatz bringen, kennen wir nicht. Ohne Folgekontakt bleibt das Fest wohl ein teures Abendessen. Vor die Einladung gehören diese Punkte:
Die Pressearbeit gehört in dieselbe Woche. Schicken Sie am Tag nach der Feier eine kurze Meldung mit zwei Fotos an die Lokalredaktion, mit Namen der Gäste von Gemeinde und Kammer. Steidle verschickte die Meldung fünf Tage nach der Feier und dokumentiert sie mit dem Vermerk Südkurier und Schwäbische Zeitung.
Ein Film ist hier ein Baustein, kein Muss. Aber die Halle ist nur einmal sauber, leer und neu, und das ist zur Einweihung. Was vom Bau existiert, sollten Sie nutzen, wie in Wir bauen eine neue Halle. Was sollten wir vom Bau im Film festhalten? beschrieben. Von der Einweihung selbst reicht meist ein kurzer Aftermovie, den Sie in den Tagen danach an die Gäste schicken. Länge, Lieferzeit und Musikrechte stehen in Aftermovie für Firmenevents. Bei Gästen im Bild gelten dieselben Regeln wie dort: Hinweis in der Einladung und am Eingang, und wer groß ins Bild kommt, wird gefragt.
Der Film lässt sich über den Abend hinaus nutzen, als Dank an die Gäste und auf der Website beim neuen Standort. Mehr zu den Formaten finden Sie auf der Seite Imagefilm.
Starkefilme kommt einmal pro Quartal für einen Drehtag in deinen Betrieb, egal wo in Deutschland du bist. Aus einem Drehtag entstehen acht bis zehn fertige Videos, darunter Aufnahmen Ihrer neuen Halle und ein kurzer Film für Ihre Gäste, mit Untertiteln und in allen Formatvarianten. Schnitt, Technik und Ton sind dabei.
499 Euro pro Monat. Kein Drehtag ohne Vorbereitung, keine Vertragslaufzeit, kein Setup-Aufwand.
Unverbindlich kennenlernen →Quellen: Emil Steidle GmbH & Co. KG, „Forst-Photovoltaik offiziell eingeweiht“, Pressemitteilung vom 25.03.2024 (Einweihung am 20.03.2024), steidle.de/aktuelles; Emil Steidle GmbH & Co. KG, „Nachbericht Tag der offenen Tür 2023“, 09.10.2023, steidle.de/aktuelles; Einkommensteuergesetz § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 und 2 (Geschenke, Bewirtung), gesetze-im-internet.de/estg/__4.html; Einkommensteuergesetz § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a (Betriebsveranstaltung, 110 Euro), gesetze-im-internet.de/estg/__19.html.