Kundenkommunikation · Oktober 2026 · Lesezeit 9 Minuten
In der Google-Hilfe für Unternehmensprofile steht ein Satz, der erklärt, warum man Betriebsferien überhaupt ankündigt: Wer den Betrieb als „vorübergehend geschlossen“ kennzeichnet, sorgt dafür, dass sich „niemand unnötig auf den Weg“ macht und dann „enttäuscht vor verschlossenen Türen“ steht. Das gilt nicht nur für Ladenlokale. Auch der Kunde, der am 29. Dezember eine Mail schreibt und bis Januar nichts hört, steht vor einer verschlossenen Tür, nur dass er sie nicht sieht. Dieser Artikel zeigt, wann Sie die Schließzeit ankündigen, über welche Kanäle, mit welchen Texten und was rechtlich zu beachten ist. Die fertigen Bausteine können Sie in zehn Minuten anpassen.
Als Faustregel gilt: vier bis sechs Wochen vorher die erste Information, zwei Wochen vorher eine Erinnerung, in der letzten Woche der Hinweis auf jedem Kanal, den Kunden tatsächlich nutzen. Das ist unsere Einschätzung aus der Praxis, keine Studie. Für 2026 heißt das: erste Mitteilung bis Mitte November, Erinnerung Anfang Dezember.
Mindestens E-Mail an Bestandskunden, Website-Hinweis, Google-Unternehmensprofil, automatische Abwesenheitsnotiz und Ansage auf dem Anrufbeantworter. Dazu kommen ein Satz auf Rechnungen und Angeboten und, wenn Sie dort aktiv sind, ein Social-Media-Beitrag. Kein Kanal ersetzt die anderen, denn Kunden sehen meist nur einen davon.
Bis zu sechs aufeinanderfolgende Schließtage tragen Sie laut Google-Hilfe als „spezielle Öffnungszeiten“ ein. Bleibt der Betrieb länger als sieben Tage zu, kennzeichnen Sie ihn als „Vorübergehend geschlossen“. Die Schließzeit vom 24.12.2026 bis 3.1.2027 umfasst elf Tage und fällt damit in die zweite Kategorie.
Eine reine Information ist keine Werbung, sobald sie aber Rabatte, Aktionen oder Terminangebote enthält, kann sie als Werbung gelten. Dann braucht es für E-Mails eine Einwilligung oder die engen Voraussetzungen des § 7 Abs. 3 UWG. Der BGH hat 2015 entschieden, dass automatische Mails mit Eingangsbestätigung und Werbung rechtswidrig sind (VI ZR 134/15). Halten Sie den Hinweis deshalb frei von Verkaufsbotschaften.
Das Gesetz verlangt bei der Urlaubsfestlegung dringende betriebliche Belange (§ 7 Abs. 1 BUrlG). Gibt es einen Betriebsrat, gehören allgemeine Urlaubsgrundsätze und der Urlaubsplan zu seinen Mitbestimmungsthemen (§ 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG). Klären Sie das, bevor Sie den Kunden einen Termin nennen, und fragen Sie bei Zweifeln Ihren Fachanwalt.
Zwischen Heiligabend und Neujahr liegen 2026 neun Kalendertage: Donnerstag, der 24. Dezember, bis Freitag, der 1. Januar. Wer bis Sonntag, den 3. Januar, schließt und am Montag, den 4. Januar, wieder öffnet, kommt auf elf. Echte Werktage sind darunter nur wenige, nämlich Heiligabend und Montag bis Donnerstag, der 28. bis 31. Dezember. Genau deshalb schließen viele Betriebe, und genau deshalb fällt es Kunden so leicht, das zu übersehen: Sie planen in diesen Tagen Abnahmen und Rückfragen zum Jahresabschluss, ohne an Ihren Kalender zu denken.
Der Ärger entsteht selten durch die Schließzeit selbst. Er entsteht, weil jemand auf eine Antwort wartet, die nicht kommen kann. Eine Ankündigung verwandelt „Die melden sich nicht“ in „Die sind bis zum 4. Januar weg, das wusste ich“. Das ist der ganze Unterschied, und er kostet Sie einige Sätze.
Eine Studie dazu, wie früh eine Betriebsferien-Mitteilung sein muss, kennen wir nicht. Die folgende Staffelung ist unsere Einschätzung aus dem, was bei Kunden erfahrungsgemäß ankommt. Sie lässt sich leicht umdrehen, wenn Ihre Kunden anders ticken.
Wichtig ist die Reihenfolge innen vor außen. Erst wenn feststeht, wer wirklich frei hat und wer Bereitschaft übernimmt, nennen Sie Kunden Daten. Mehr dazu im Abschnitt zu den Mitarbeitern weiter unten.
Kein Kanal erreicht alle. Wer anruft, sieht den Website-Banner nicht, wer die Google-Suche nutzt, liest Ihre Mail nicht. Deshalb gehören mehrere Kanäle zusammen, jeder mit demselben Wortlaut, damit niemand widersprüchliche Daten findet.
Der wichtigste Kanal für alle, die schon bei Ihnen gekauft haben. Schreiben Sie sachlich: Zeitraum, erster Arbeitstag danach, Notfallnummer, Bitte um Rückmeldung bis zu einem Datum. Rechtlich gilt dafür eine Besonderheit, die im Abschnitt zu § 7 UWG erklärt ist: Der Hinweis soll reine Information bleiben. Mehr zu Verteiler und Einwilligung finden Sie in unserem Ratgeber Newsletter für kleine Betriebe: Lohnt sich das, und was brauchen Sie rechtlich?.
Ein schmaler Banner oder ein Absatz oben auf Startseite und Kontaktseite. Nennen Sie den ersten Arbeitstag, nicht nur das Ende der Ferien, denn „bis Anfang Januar“ lässt Raum für Interpretationen. Nehmen Sie den Hinweis nach der Pause wieder heraus. Ein Banner „Betriebsferien bis 3. Januar“, der im März noch steht, kostet Vertrauen.
Für lokale Kunden oft der erste Kontakt. Die Google-Hilfe unterscheidet zwei Fälle. Bis zu sechs aufeinanderfolgende Schließtage tragen Sie als „spezielle Öffnungszeiten“ ein (Profil bearbeiten, Öffnungszeiten, Spezielle Öffnungszeiten). Auf einer zweiten Hilfeseite zum Schließen eines Unternehmens ziehen die Anweisungen die Grenze bei sieben Tagen: Bleibt der Betrieb länger zu, wird er als „Vorübergehend geschlossen“ gekennzeichnet. Zwei Seiten, zwei leicht verschiedene Grenzen, aber bei elf Tagen Betriebsferien führt beides zum selben Ergebnis: „Vorübergehend geschlossen“.
Das hat eine Nebenwirkung, die Google selbst nennt: Bei allgemeinen Suchanfragen werden vorübergehend geschlossene Unternehmen unter Umständen hinter geöffneten angezeigt, je nach Kategorie, Suchanfrage und Zahl der Mitbewerber. Rechnen Sie also damit, dass Sie in der Pause weniger Anfragen über Google bekommen, und tragen Sie nach dem ersten Arbeitstag sofort wieder die regulären Zeiten ein (Öffnungszeiten, Bearbeiten, „Geöffnet mit Angabe der Öffnungszeiten“). Ergänzend können Sie einen Beitrag vom Typ „Aktuelles“ mit Text, Foto oder Video veröffentlichen, den Google in Suche und Maps anzeigt. Mehr zum Profil als Kanal steht in Google Business Profile mit Videos.
Sie läuft, wenn niemand mehr hinsieht, und ist deshalb der wichtigste Sicherheitsgurt. Schalten Sie sie am letzten Arbeitstag ein, auf allen Postfächern, auch auf dem Sammelpostfach (info@, büro@). Die Notiz gehört an den Kunden gerichtet, nicht an Ihren Kalender: Wann sind Sie zurück, wen erreicht man im Notfall, was passiert mit der Mail. Muster unten.
Wer anruft, bekommt oft nur diese Stimme zu hören. Sprechen Sie die Ansage neu auf, nennen Sie Zeitraum und ersten Arbeitstag zuerst und die Notfallnummer danach. Die Nummer wird gesprochen, also langsam und in Zweiergruppen. Und hören Sie die Ansage nach dem Speichern einmal ab, am besten vom Handy aus.
Eine Zeile in der Fußzeile: „Unser Betrieb ist vom 24.12.2026 bis 3.1.2027 geschlossen.“ Das erreicht Kunden, die keine Mails lesen. Läuft ein Angebot über den Jahreswechsel, nennen Sie im Text zusätzlich, bis wann es gilt und ab wann Sie wieder antworten, damit niemand eine Zusage für den 30. Dezember erwartet.
Nur dort, wo Sie wirklich aktiv sind. Ein Beitrag, ein Bild mit Datum, fertig. Wenn Ihr Kanal sonst monatelang still ist, überzeugt ein Ferienhinweis niemanden, dann ist die Website der bessere Ort.
Alle Texte sind selbst formuliert und gehen von einer Schließzeit vom 24. Dezember 2026 bis 3. Januar 2027 aus. Ersetzen Sie die Klammern.
Betreff: Betriebsferien vom 24.12.2026 bis 3.1.2027
Guten Tag [Anrede, Name],
unser Betrieb ist vom 24. Dezember 2026 bis einschließlich 3. Januar 2027 geschlossen. Ab Montag, dem 4. Januar 2027, sind wir wieder für Sie da.
Wenn bei Ihnen vor dem Jahreswechsel noch etwas zu erledigen ist, melden Sie sich bitte bis [Datum] bei uns, dann planen wir es ein. In dringenden Fällen während der Schließzeit erreichen Sie unseren Bereitschaftsdienst unter [Nummer].
Wir wünschen Ihnen frohe Feiertage und einen guten Start ins neue Jahr.
[Name, Firma]
Beachten Sie, was fehlt: ein Rabatt, ein Aktionshinweis, ein Link zur Newsletter-Anmeldung. Das ist Absicht und hat rechtliche Gründe.
Betreff: Automatische Antwort: Betriebsferien bis 3.1.2027
Vielen Dank für Ihre Nachricht. Unser Betrieb ist vom 24.12.2026 bis 3.1.2027 geschlossen. Ihre Mail wird in dieser Zeit nicht gelesen. Ab dem 4.1.2027 beantworten wir Nachrichten in der Reihenfolge des Eingangs.
Bei einem Notfall erreichen Sie unseren Bereitschaftsdienst unter [Nummer]. Bei allen anderen Anliegen schreiben Sie uns einfach weiter, wir antworten im Januar.
„Guten Tag, hier ist [Firma]. Wir haben vom 24. Dezember bis 3. Januar Betriebsferien und sind ab Montag, dem 4. Januar, wieder erreichbar. In Notfällen wählen Sie bitte [Nummer in Zweiergruppen]. Ich wiederhole: [Nummer]. Hinterlassen Sie sonst gern Ihren Namen und Ihre Nummer, wir rufen im Januar zurück.“
Hinweis: Unser Betrieb ist vom 24.12.2026 bis 3.1.2027 geschlossen. Dringende Fälle: [Nummer].
Nennen Sie eine Notfallnummer nur, wenn auch jemand abnimmt. Eine Nummer, die in der Pause ins Leere läuft, ist schlimmer als gar keine, denn sie zerstört genau das Vertrauen, das die Ankündigung aufbauen sollte. Drei Fragen helfen bei der Entscheidung:
Eine zusätzliche, rechtliche Seite hat die Erreichbarkeit bei Reklamationen. Kaufleute müssen gelieferte Ware nach § 377 HGB unverzüglich untersuchen und einen Mangel dem Verkäufer unverzüglich anzeigen, sonst gilt die Ware als genehmigt. Nach Absatz 4 genügt zur Erhaltung der Rechte die rechtzeitige Absendung der Anzeige. Ein Geschäftskunde, der am 29. Dezember einen Mangel feststellt, darf also eine Mail an Sie schicken und hat seine Pflicht damit erfüllt, auch wenn Sie bis zum 4. Januar nicht lesen. Das ist keine Rechtsberatung für Ihren Einzelfall, aber der Grund, warum eine Abwesenheitsnotiz mit klarem Hinweis, dass Mails nicht gelesen werden, und einer Notfallnummer sinnvoll ist: der Kunde weiß, dass seine Nachricht nicht sofort bearbeitet wird, und was er in dringenden Fällen tun kann.
§ 7 UWG verbietet unzumutbare Belästigungen. Bei elektronischer Post ist Werbung ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung stets eine unzumutbare Belästigung (§ 7 Abs. 2 Nr. 2). Die Ausnahme in Absatz 3 setzt voraus, dass Sie die Adresse im Zusammenhang mit einem Verkauf erhalten haben, sie für eigene ähnliche Waren oder Dienstleistungen nutzen, der Kunde nicht widersprochen hat und bei Erhebung und jeder Verwendung klar auf die Widerspruchsmöglichkeit hingewiesen wurde.
Der Paragraf spricht von „Werbung“. Eine reine Mitteilung, dass Ihr Betrieb vom 24.12. bis 3.1. geschlossen ist und wer im Notfall hilft, ist nach unserer Einschätzung keine Werbung, sondern Information im bestehenden Kundenverhältnis. Gerichte haben diese Grenze an einem verwandten Fall gezogen: Der Bundesgerichtshof entschied am 15.12.2015 (VI ZR 134/15), dass automatisch erzeugte Bestätigungs-E-Mails, die neben der Eingangsbestätigung auch Werbung enthalten, einen rechtswidrigen Eingriff darstellen. Das Amtsgericht Bonn (104 C 148/17) hielt eine reine Eingangsbestätigung für zulässig, nicht mehr dagegen, sobald Werbung hinzukommt. Für Ihre Betriebsferien-Mail folgt daraus eine einfache Regel: keine Rabatte, keine Terminaktionen, keine Produktempfehlungen in derselben Mail. Wer „Im Januar 10 Prozent auf Wartungsverträge“ anhängt, hat aus einer Information Werbung gemacht. Zum Thema Einwilligung und Verteiler: Newsletter für kleine Betriebe.
Betriebsferien setzen voraus, dass Sie Ihren Leuten Urlaub für diese Zeit zuweisen können. Das Bundesurlaubsgesetz nennt als Hürde, dass dringende betriebliche Belange den Urlaubswünschen der Arbeitnehmer entgegenstehen müssen (§ 7 Abs. 1 BUrlG). Gibt es einen Betriebsrat, gehören nach § 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG die „Aufstellung allgemeiner Urlaubsgrundsätze und des Urlaubsplans“ zu seinen Mitbestimmungsthemen. Ob Ihre Betriebsferien darunter fallen, lassen Sie arbeitsrechtlich prüfen, bevor Sie Kunden ein Datum nennen. Eine Ankündigung, die Sie wegen eines Einspruchs zurücknehmen müssen, ärgert Kunden mehr als gar keine.
Ein Baustein, kein Muss. Wer ohnehin einen Weihnachtsgruß an Kunden schickt, kann den Ferienhinweis in einem kurzen Clip unterbringen: Inhaber oder Team im Betrieb, zwanzig Sekunden, Gruß, Zeitraum, erster Arbeitstag, Notfallnummer als Einblendung. Das lässt sich im Google-Profil als Beitrag, auf der Website und in der Mail verwenden. Dass ein Clip besser wirkt als ein Text, ist nicht belegt. Er lohnt sich, wenn Sie ihn mehrfach nutzen und Ihre Kunden sowieso Ihre Gesichter kennen. Was bei einem Weihnachtsgruß als Video rechtlich gilt, steht in Wir wollen einen Weihnachtsgruß verschicken. Was ist erlaubt?; Geschenke an Kunden behandelt Kundengeschenke zu Weihnachten. Wer Kunden bei einer anderen Veränderung informieren muss, findet ein ähnliches Vorgehen in Wir ziehen mit der Firma um. Wie finden uns die Kunden am neuen Standort?.
Erstens: Datum festlegen und Mitarbeiter klären. Zeitraum, erster Arbeitstag, Name der Person mit Bereitschaftsdienst, Notfallnummer.
Zweitens: Den E-Mail-Baustein oben anpassen und den Versand an Bestandskunden für Mitte November vormerken, die Erinnerung für Anfang Dezember.
Drittens: Website-Hinweis, Rechnungszeile und Google-Profil vorbereiten, die Abwesenheitsnotiz und die Ansage als Entwurf speichern.
Viertens: Am letzten Arbeitstag Notiz und Ansage einschalten, das Google-Profil umstellen, und am ersten Arbeitstag alles wieder zurücknehmen. Das letzte Mal ist der Schritt, den man am häufigsten vergisst.
Starkefilme kommt einmal pro Quartal für einen Drehtag in deinen Betrieb, egal wo in Deutschland du bist. Aus einem Drehtag entstehen acht bis zehn fertige Videos, mit Untertiteln und in allen Formatvarianten, auch ein Weihnachtsgruß mit Ferienhinweis oder der Clip für Ihr Google-Profil. Schnitt und Technik sind dabei.
499 Euro pro Monat. Kein Drehtag ohne Vorbereitung, keine Vertragslaufzeit, kein Setup-Aufwand.
Unverbindlich kennenlernen →Quellen: Google Unternehmensprofil-Hilfe, „Spezielle Öffnungszeiten festlegen“ (support.google.com/business/answer/6303076), „Unternehmen als geschlossen kennzeichnen“ (answer/15300196), „Öffnungszeiten bearbeiten“ (answer/15300403) und „Beiträge in Ihrem Unternehmensprofil erstellen und verwalten“ (answer/7342763), abgerufen am 18.10.2026; Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb, § 7 (gesetze-im-internet.de); Handelsgesetzbuch, § 377 (gesetze-im-internet.de); Bundesurlaubsgesetz, § 7 (gesetze-im-internet.de); Betriebsverfassungsgesetz, § 87 Abs. 1 Nr. 5 (gesetze-im-internet.de); BGH, Urteil vom 15.12.2015, VI ZR 134/15, und AG Bonn, 104 C 148/17, zitiert nach Anwaltskanzlei Hofauer, „Spam im Postfach – so wehren Sie sich“ (hofauer.com, Stand 04.12.2025). Die Textbausteine sind selbst formuliert, die Zeitstaffelung ist unsere Einschätzung. Dies ist keine Rechtsberatung.